关于邮寄办理护照、旅行证常见问题的提醒(二)
2021/02/16

  我馆自去年8月实施“不见面”办照以来,通过简化办理流程、细化办理指引、发布常见问题提醒等方式,为申请人以“双向邮寄”这一新方式办理护照、旅行证提供便利和指导,受到普遍欢迎。为使申请人办照过程更加顺畅,我们进一步总结了近期申请人通过邮件、电话等渠道提出的常见问题并作出解答,供申请人参考。

  问题1:我的护照过期了是不是需要马上更换?

  答:如您目前不需使用护照或旅行证,可待使馆领事证件大厅恢复对外办公后再预约办理更新。护照、旅行证已过有效期不影响今后换发。

  问题2:我该如何申请办理护照、旅行证?为什么我寄到使馆签证处的材料会被退回?

  答:鉴于新冠肺炎疫情在美国持续发展,为保护领事证件申请人健康,我馆于2020年4月6日起暂停领事证件大厅对外办公。目前我们仅接受有紧急、特殊事由的申请人通过电子邮件(地址:visaoffice.dc@gmail.com)预约办理护照、旅行证等各类证件。我们将为通过邮件初审的申请人发送邮寄编号和详细的办理指引。如您未通过邮件预约而直接寄来材料或者信封封面未按要求书写邮寄编号,您的材料将被直接退回。

  问题3:我发送电子邮件提出申请后是否一定能或马上就能获得邮寄编号?

  答:我馆收到您的申请邮件后,会请您提供一些基本信息和材料,如材料不全会及时请您补充材料或说明情况;如材料齐全会综合考虑您申请的必要性和紧迫性、提交申请的顺序等因素为您进行排队审核,不再与您联系。通过初审后,我们会给您发送邮寄编号和详细的办理指引。因此,发送电子邮件是您申请办证的第一步,后续您一直通过该邮件与我们保持沟通并按邮件指引按步骤操作即可。

  由于目前邮件咨询量较大,工作人员正全力处理来邮,但也难以马上回复每一封邮件。您发送邮件后耐心等待下一步指引即可。为保证沟通的连续性、便于您的邮件被及时查看,避免混淆,请不要用不同新建邮件咨询相同事宜或频繁发送相同内容进行催询。频繁发送新邮件会导致您在系统内重新排队,耽误办理时间;也将无谓增加工作人员工作量,造成不必要的延误。

  问题4:邮件预约成功后,如何在线预约进行“不见面”办理护照、旅行证?

  答:请登录“海外申请护照在线预约”系统(网址:https://ppt.mfa.gov.cn/appo/index.html),然后严格按照办理指引操作,直至进入下图所示环节,选择“美国不见面办理”、点击可预约日期进行预约。成功预约的申请表有USAA抬头的条形码。

  问题5:预约系统出现提示“当前办理方式未开放可供选择的预约日期,请待开放后另行预约”,怎么办?

  答:因受疫情影响,我馆领事证件大厅暂未开放。此项提示(如下图所示)是指系统未开放申请人到使馆现场办理护照、旅行证的预约日期。如申请“不见面”办证,可忽略此提示,点击“确认”后可继续填写申请信息。

  问题6:邮件预约成功、登录系统后发现无法选择“美国不见面办理”或没有可预约的号源,怎么办?

  答:如您在填写信息时未按办理指引操作将导致您无法选择“美国不见面办理”,其中最常见的错误操作是办理机构未选择“驻美国使馆”,而是选择了“驻休斯敦总领馆”(如下图1所示)。如您发现办理机构选择错误时尚未确认提交信息,您可以通过重置信息进行更改(如下图2所示);如您已经确认提交信息,您可以在填表完成提交信息的72小时之后重新登陆系统,新建档案号,再严格按照办理指引操作进行预约。

  图1:

  图2:

  如您进入预约环节出现下图所示情况,即预约日期为红色、无法点击预约,说明您前期操作无误,只是进入系统时间太晚,号源已被其他申请人约满。您可按办理指引中所列时间登陆上述预约网站,点击“继续未完成的申请”,输入“档案号”、“验证问题”及“答案”,进入预约环节,选择“美国不见面办理”进行预约。上述方法可反复尝试,直至成功预约、打印出抬头有USAA条形码的申请表。

  问题7:预约系统显示照片上传不成功或检测不合格,怎么办?

  答:如照片上传不成功或检测不合格,可保存后点击下一步继续预约,然后直接按要求邮寄纸质照片。请仔细对照办理指引中所列标准提供合格纸质证件照片3张(其中1张贴在申请表上照片粘贴处)。所提供纸质照片应包括在预约系统中上传的版本。

  问题8:我没有完成预约便退出了系统,如何继续预约?我虽然完成了预约,但没有下载打印申请表,也没有记下档案号,怎么办?

  答:您可以再次登录预约系统首页,选择“继续未完成的申请预约”,提交您的档案号后继续预约。如完成预约却未下载打印申请表,可返回登录预约系统首页,选择“取消或变更预约”,提交您的档案号,选择“下载申请表”即可。 档案号可在您初次登录时提供的电子邮箱中查找,如无邮件,请注意查看是否被归入“垃圾邮件”。

  问题9:在信息填写完毕并提交或完成预约后,发现有部分信息填写错误,应如何修改?

  答:如您已经提交信息或完成预约,则信息不可修改,只能在确认提交信息的72小时之后再重新进入系统、新建档案号、重新进行填表预约。因此,建议您在提交前认真仔细核对所填写的信息,确认无误后再点击提交。

  问题10:我需要在表格的哪些位置签名及填写日期?

  答:请参照下图所示,在每份表格标记签名及填写日期位置,使用黑色签字笔(勿用圆珠笔)签名并填写日期。如遗漏签名则需要补签重寄,将影响您的办理进度。

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  问题11:换发护照会将旧护照收回吗?原护照上的有效签证,还能继续使用吗?

  答:换发护照需提供旧护照原件。新护照制作完成后,我们会将旧护照资料页剪角注销,与新护照一并回邮给您。旧护照上的有效签证不会被注销,仍可继续使用。

  问题12:未成年人办理护照或旅行证,必须提供出生证、监护人护照原件吗?能否以电子版或复印件代替?

  答:按现行规定,未成年人办理护照、旅行证,必须提供相关证件原件或提供整本证件原复一致的公证书原件及复印件,不可以用电子版或复印件替代。我馆需对原件及复印件进行对比,确保原复一致。

  问题13:请问我必须按预约时间寄出申请材料吗?可以提前或推迟寄出吗?

  答:为确保证照办理有序进行,请您于预约到的时间当天将材料寄出。请勿提前寄出,提前寄出不会提前受理。同时,考虑到现在处于特殊时期,如果由于不可抗因素导致送达时间较晚,我们将正常受理。但如果由于非不可抗因素,申请人获得邮寄编号后迟迟不将材料寄出,邮寄编号将在1个月后失效。

  问题14:我可以选择USPS以外的其他渠道邮寄申请材料吗?

  答:不可以。请使用有查询号码功能的USPS信封邮寄材料。信封上收件人处必须中文注明“证件申请,邮寄编号”,否则您的邮件将被拒收。在邮寄前可自行用手机拍摄整个信封的外观、相关信息及邮寄跟踪号,以便需要时可快速查找寄来的邮件。

  问题15:我如何确认邮件是否已被使馆签收?使馆收到我的材料后是否会与我确认?

  答:由于现在证件办理量较大且由不同工作人员批量处理,难以一一翻查信封与您确认收到。如您已经严格按办理指引操作,信封一般不会被拒收或退回。您可以通过信封的邮寄跟踪号查询邮寄进展。邮寄跟踪号显示送达使馆并不代表邮件能马上被审核,一方面您的信封可能因未书写邮寄编号而被退回,另一方面信封到达使馆后仍需排队等待受理。为节约您的办证时间,领事受理后如材料无问题会尽快办理,不再与您联系,如有问题会及时通过电子邮件告知。

  问题16:我是否需要在预约到的时间进行面谈?

  答:您从“海外申请护照在线预约”系统预约到的时间是您需要寄出材料的时间,如果系统提示您于预约到的时间进行面谈,可忽略。10岁以上的申请人办理证件一般不需视频面谈;10岁以下的申请人将在材料通过初审后收到关于面试时间和要求的电子邮件,届时您按要求操作即可。

  问题17:我需要等待多久能拿到新证件?我如何查询办理进展?

  答:当前,美国新冠肺炎疫情形势十分严峻。我们充分理解每位申请人在特殊时期面临的困难和不易,已经克服困难,尽力简化办理流程、细化办理指引、加快办理速度,但办理证件须遵循相应规定和流程且特殊时期办理流程更为复杂,同时为做好疫情防控工作,使馆实行了严格的防疫和文件消杀措施。由于目前不可控因素较多,暂时无法准确预估办理时间。从目前实践来看,信封寄达使馆后,如材料齐全,护照办理约需3-4周,旅行证办理需要1周左右,此时间仅供参考。如需了解办理进度,您可通过“海外申请护照在线预约”系统进行查询;如需了解制好的新证件是否已寄出,您可以查询回邮信封上的邮寄跟踪号。

  问题18:我通过“海外申请护照在线预约”系统能查询到哪些结果,分别对应哪些状态?

  答:您通过“海外申请护照在线预约系统”提交信息并成功预约后,主要能查到以下五种状态。

  (1)“您已成功完成预约,待前往相应中国使领馆办理业务”。这一结果代表您已经提交信息并成功预约,您不需要亲自前往使馆,只需按要求将材料寄出即可,也请您忽略其他可能收到的请您到使馆办理业务的邮件,以我馆邮箱发送的邮件为准。如您已将材料寄出但尚未送达或已送达但尚在排队等待审核,系统显示的也是这一状态。

  (2)“您的申请已受理,正在审核中”。此结果对应我馆正在初审、录入您的信息。

  (3)“您的信息已发往制证中心,待印制新护照”。此结果对应我馆已完成初审、录入并将制证信息发往制证中心的状态。(此状态只适用于护照有关业务)

  (4)“您的护照正在从制证中心寄返我馆途中”。此结果对应制证中心将新证件寄出、新证件在邮寄至我馆途中或我馆收到新证件后进行复核收费等流程的状态,此过程大约需要2周左右时间,也可能因为邮寄因素需要更长时间。(此状态只适用于护照有关业务)

  (5)“您的新证件已完成制证,可以领取”。此结果对应我馆已完成所有制证流程,将您的新证件和您提供的有关旧证件原件一并寄回的状态。与此同时,您的申请邮箱也将收到系统自动发送的有关制证完成的邮件。您可以开始通过查询回邮信封的邮寄跟踪号跟进邮寄进展。

  问题19:我可以亲自将材料送到使馆、证件制好后自己前往使馆领取证件吗?

  答:鉴于新冠肺炎疫情在美国持续发展,为保护申请人的生命安全和身体健康,暂不接受现场送件取件,请您理解。同时,请您忽略其他渠道给您发送的来我馆现场办理等通知,以visaoffice.dc@gmail.com邮箱发送的信息为准。

  最后,我们再次提醒各位申请人,您在办理证件过程中遇到的所有问题基本都能从我馆通过邮件发送给您的办理指引及附件和我馆官网有关通知与常见问题问答中找到答案。请您在办证过程中认真仔细阅读上述材料,严格按照要求准备和邮寄申请材料,以免来回补寄材料耽误您的办理时间;尽可能通过自助查询解决相关问题,以加快您的办理流程。我们将继续竭诚为领区同胞服务!

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